开会这件事大家都很熟悉，也很困扰，有时候一个公司的会议多得让人抓狂，大家会有一句抱怨词：“整天开会，那来的时间做事”。说真的，我不相信有人就喜欢开会，会有事没事找人开会当娱乐。有一些专家就想了一些让会议时间缩短的方法，很多人也当那麽回事，奉行不二。我个人觉得那就是个理论，真正要套到现实的情况也太不实际了，当然，不可否认的是“理还真是那个理”，有明确目的及与会者的事前充分凖备，可以缩短开会时间，是没错，但是，如果开会的人意见很多而且无法达成一致，那怎麽缩短开会时间呢?我知道，专家肯定要说，主席可以控制情况，不要让人说太多了，可，开会的目的是什麽？不就是要各抒己见，广纳善言吗？这些都是决策的依据啊，没有完全的表达，如何能做出完善的决策啊？我不是反对控制会议的时间，我想表达的是：别做捡了芝麻掉了西瓜的事。很多老板很体恤部下，就要求“少开会”，“会不可开久”，往往为了这事把主席批评得不敢再召开议了，如此，是公司得了好处了吗？决不是，只是让有些人找到了推脱的藉口，出了事说不知道，不会做….。我觉得要被批评的，不是会议时间的长短，而是看与会人员是否做了充分的凖备？是不是跑题了…，如此才会对公司有好处。另外，会前的私下沟通，也是缩短会议时间的有效方法。但是有些作法，比如：有时候会议中，说个故事来借鉴，或者多说几句，引导干部导正思路，有时候多问问题，教导干部通盘掌握的手法，有时候一步步教导干部如何作正确的决策….，这些其实都是一种训练，也是一种传承，但不知老板们会如何看待这种作法，会不会认为也是在浪费时间。

相信大家都赞成应该少开会，所以，除了缩短会议时间之外，更重要的是要着重于如何减少会议。大家都同意开会肯定有其必要性，有其不可避免性。然而，是不是真的就无可避免呢？这就值得大家深思了。要探讨这问题，首先我们得先确定开会到底有些什麽目的，依我的分析，开会想达到的目的有：1. 通报周知。2. 解决问题。3. 达成共识。4. 检讨、评议。5. 寻求支援。6. 进度跟催。7. 教育训练。8. 脑力激盪。而且有些会议的目的还不是只有一个，比如周会、月会，除了通报周知之外，还有可能要寻求支援，也可能会含有教育训练的目的。所以说要断定会议是不是必需开，对部份的会议而言，也真不是那麽容易分辨的。尤其是面对面的压力感及临场震撼效果也不是那麽容易能被代替，有时候这也是要考虑的。还有人就喜欢吃这套，认为在公开场合提出办法或是做出承诺，才能显现自己的能力及成绩，有老板在场时尤是如此。如此情况在未有合适对策之前也只能开会了。所以有些时候召开会议也是迫于无奈，所以只能提出一些方式来避免过多的会议：1. 有别的方式可用的就不开会，像：通报周知…。2. 可以私下处理的就不开会，如：部份解决问题的会…。3. 进度跟催的事情可以在私下与责任人沟通後以通知的形式告知大家。4. 尽量缩小参与范围，私下探讨後，书面通告。如果可以做到以上几点时，会议数量当可降到最低。在会议数量尽量降低的前提下，再谈缩短开会时间，那会是比较事半功倍的。不过，笔者在这裡必须提醒大家，关注会议的有效性是比关注时间的长短来得重要多了。什麽是有效的会议？很简单，就几个字：“议必决，决必行，行必果”，笔者曾经历过一些公司，开会是有模有样，发言极其踊跃，也都信誓旦旦，结果会後就抛之于脑後，真的就像“船过水无痕”一样，这才真的是可惜又可恼。解决这种问题似乎又跟会议无关了，事实不然，试问，开会的目的是什麽？无非就是达成目标或目的，如果是船过水无痕，那会议就毫无用处，不就等于是浪费了时间吗？因此在会议的决议中必须有跟催及反馈规定，这样或许能减少一些船过水无痕吧！

所以，结论是：尽量少开会，时间尽量短，会议要有效，跟催不可免。而且要记住，抓对重点，千万别因噎废食，会议；要嘛不开，开了一定要有效果。